Niedziela, 25 czerwca 2017. Imieniny Łucji, Witolda, Wilhelma

Skuteczne planowanie czasu

2015-01-15 12:31:33 (ost. akt: 2015-01-15 13:10:06)

Autor zdjęcia: wordpress.com

Eksperci od zarządzania czasem doradzają, aby bieżące sprawy planować w perspektywie tygodnia. Nasze działania ukazane są wtedy w szerszym kontekście. W jaki sposób organizować zadania?

Prawidłowy sposób gospodarowania naszego czasu wyraża maksyma Stephena R. Coveya: „Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, trzeba koncentrować uwagę na robieniu właściwych rzeczy”. O poziomie ważności często decyduje zbyt duża liczba zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega nie tylko na reagowaniu na sprawy pilne, ale na uświadomieniu sobie, co stoi najwyżej w naszej hierarchii ważności. Jak to odróżnić?

Pilność to kryterium związane z czasem i wymaga natychmiastowego działania. Ważność określa zadania, które mają duże znaczenie dla osiągnięcia naszych celów.

Tablica czasu to bardzo pożyteczne narzędzie, które pomaga uświadomić sobie oraz ustalić zakres działań naprawdę ważnych. Jej skuteczność działania i planowania polega na koncentrowaniu się na ćwiartce II, eliminowaniu wielu czynności z ćwiartki I i III oraz zupełnym ignorowaniu ćwiartki IV.

1. Ważne/Pilne- Jest to ćwiartka, która zazwyczaj skupia większość naszej aktywności. Zawierają się w niej ważne telefony, spotkania, zadania z wyznaczonym terminem. Są to sprawy, którymi należy zająć natychmiast i nie można z nich zrezygnować. Nie da się ich uniknąć. Ludzie pochłonięci tylko nią żyją w stresie, pośpiechu i ciągłym zdenerwowaniu.

2. Ważne/Niepilne-Są to sprawy, które mają największy wpływ na osiąganie przez nas wyznaczonych celów, ale jednocześnie nie są sprawami pilnymi i można je odłożyć na później. Niestety w większości przypadków tak właśnie się dzieje i bardzo rzadko decydujemy się do nich powrócić.

3. Nieważne/Pilne- Zadania z tej ćwiartki to czynności, których całkowicie pozbyć się nie możemy, ale możemy je przekazać komuś innemu lub zwyczajnie powiedzieć „nie”. Zazwyczaj wydaje nam się, że są to rzeczy ważne, ale tak nie jest. Zabierają nam dużo cennego czasu, a nie mają żadnego wkładu do naszych celów. W momencie nagłego pojawienia się nowego zadania, zadaj sobie pytanie: „Czy to zadanie wniesie coś do osiągnięcia mojego celu?”. Jeżeli odpowiedź brzmi nie, zastanów się nad zrezygnowaniem z jego wykonania.

4. Nieważne/Niepilne- W tej ćwiartce znajduje się rozrywka, relaks i różne pożeracze czasu jak na przykład prasa czy Internet. Nie można oczywiście całkowicie rezygnować z tej ćwiartki, ale często spędzamy w niej zdecydowanie zbyt dużo czasu.




Skąd wziąć czas?
Najwięcej czasu dla siebie znajduje się w ćwiartce trzeciej i czwartej. To tam umieszczone są zadania mało ważne, z których łatwo zrezygnować (niektóre zadania z ćwiartki trzeciej można delegować- przekazywać komuś innemu do zrobienia).

Z zadań z ćwiartki pierwszej nie można zrezygnować. Jeżeli znaczna ilość czasu przeznaczona jest na zadania z tej części tablicy, to powoli powinno się coraz więcej zajmować zadaniami z ćwiartki drugiej. Tym sposobem ćwiartka ważne/pilne będzie się kurczyć, ponieważ zajmując się drugą ćwiartką będziesz automatycznie zapobiegać wielu nagłym sprawom albo przygotowywać się na ich wystąpienie. Jeśli tak się nie stanie, niektóre zadania z ćwiartki drugiej przeobrażą się wkrótce w zadania z ćwiartki pierwszej.

Przykład? Masz do zrobienia projekt. Termin- 3 miesiące. Jest to sporo czasu, więc myślisz sobie, „zrobię na miesiąc przed”. Jest miesiąc przed a Ty myślisz sobie „zrobię za tydzień”. W końcu okazuje się, że projekt trzeba oddać za dwa dni a Ty masz przed sobą wielkie zadanie z ćwiartki pierwszej a przy tym wiele pośpiechu i stresu przed sobą.

Warto pamiętać, że coraz mniejsza aktywność w ćwiartce pierwszej pozwoli uniknąć wielu stresów i zdenerwowania. Zyskać można tylko cenny czas na zajmowanie się rzeczami z ćwiartki drugiej. Aktywność w tej najważniejszej ćwiartce automatycznie będzie zmniejszać ćwiartkę pierwszą.

Koncepcja drugiej ćwiartki jest skuteczna, gdyż zakłada mniejszy pośpiech i stres przy zwiększonej skuteczności w osiąganiu swoich celów. Wymaga co prawda umiejętności powiedzenia „nie” wielu czynnościom, które do tej pory zapełniały nasze życie, ale jest to gra warta świeczki. Zadania z ćwiartki drugiej nie przynoszą efektów od razu.
Jednak w momencie gdy zdasz sobie sprawę, że te czynności mają właściwie duże większe znaczenie dla Twojego życia niż jakiekolwiek inne i określają to kim będziesz w przyszłości i jak będziesz żyć, zaczynasz robić je z przyjemnością i zapałem. Decydując się na drugą ćwiartkę bierzesz odpowiedzialność za swoje życie i zaczynasz nim świadomie kierować.

Czasami możesz nie mieć pewności, do której ćwiartki należy jakaś czynność. Na przykład: Oglądanie filmu to ważny odpoczynek i ładowanie baterii? Czy marnowanie czasu, który mógłbyś poświęcić na coś innego? Rada brzmi – niech twoje zarządzanie czasem nie będzie uzależnione od tej tablicy czasu. Jeśli czujesz zmęczenie, odpoczynek jak najbardziej zalicz do zadań ważnych i potrzebnych.

O tablicy warto pamiętać zawsze, gdy planuje się przyszły tydzień lub kolejny dzień - niech tam będzie jak najwięcej zadań z ćwiartki drugiej.

K.P.




Polub nas na Facebooku:

Zobacz także

Komentarze (0)

Dodaj komentarz Odśwież

Dodawaj komentarze jako zarejestrowany użytkownik - zaloguj się lub wejdź przez FB